Swyx2All op Outlook agenda gebaseerde gespreksroutering

In elke organisatie zijn er processen waar op basis van datum en tijd het gesprek van een beller op een andere manier gerouteerd moet worden. Voorbeelden die we in de praktijk tegen komen zijn onder andere:

• Na een bepaalde tijd moeten bellers de mogelijkheid hebben om een voicemail achter te laten
• Tijdens het bedrijfsfeest of dat ene moment dat niemand bereikbaar is willen we toch graag bij noodgevallen iemand de kans geven ons toch te kunnen bereiken
• De storingsdienst die op bepaalde tijden alleen bereikbaar is voor klanten die daarvoor een contract hebben afgesloten

Om die laatste maar eens wat verder uit te werken volgens een praktijk case:
Tijdens storingsdiensttijd (buiten 8:00-17:00) moeten relaties met storingsdienst contract toch support kunnen aanvragen. Daartoe hebben zij een telefoonnummer en een pincode. Daarmee kunnen zij zichzelf toegang verlenen tot de storingsdienstmedewerker. De dienstdoende storingsdienstmedewerker is regelmatig een andere collega. Hoe makkelijk is het dan om een op Outlook gebaseerde agenda te gebruiken waarmee dit geregeld wordt? De planner doet een vergaderverzoek in de storingsdienst agenda in Outlook met de collega wie storingsdienst heeft. Daarmee is ook die agenda gereserveerd met dezelfde afspraak. De Swyx2All functionaliteit leest deze informatie uit de storingsdienst agenda zodra er een telefoongesprek binnenkomt. Op basis van de agenda informatie zal die de juiste gespreksroutering uitvoeren.

Denk ook eens aan eenvoudigere afspraken. Zaken zoals de dagelijks terugkerende lunchpauze of de jaarlijkse feestdagen die niet altijd op dezelfde datum zijn. En zo zijn er nog wel meer datum/tijd gerelateerde voorbeelden te bedenken. Met Swyx2All op Outlook agenda gebaseerde gespreksroutering zijn deze te verwezenlijken.

Fervente Swyx gebruikers en beheerders kennen de ontwikkelingen van de diverse Swyx2All modules. Nieuw is dat deze vanaf heden gratis zijn. Hou de komende tijd dit blog in de gaten. Ik zal één voor één de basis varianten bespreken. Elke basis variant kent meerdere smaken. Ideeën voor nieuwe functionaliteit? Ze zijn van harte welkom! Kan je niet zo lang wachten? Ben je nieuwsgierig naar al onze Swyx2All modules? Neem dan contact op via: [email protected] of bel: +31172434321.